Det finns social media management, sedan finns det social media management för statliga myndigheter. När allt kommer omkring, vem mer kan säga att deras inlägg räknas som offentliga register enligt Freedom of Information Act (FOIA)?



För att upprätthålla efterlevnad av lagen måste statliga organisationer implementera grundliga metoder för arkivering av sociala medier. Det är inte det mest spännande arbetet, men det är avgörande för att skydda din byrå från framtida risker. Det finns ett antal verktyg för sociala medier som hjälper myndigheter hantera den här processen men innan du gör ett val måste du förstå ditt lands unika inställning till arkivering av sociala medier.



I den här artikeln tar vi upp grunderna för arkivering av sociala medier så att du kan fatta ett så välgrundat beslut som möjligt.

Observera: Informationen i denna artikel utgör inte, och är inte avsedd att, utgöra formell juridisk rådgivning. Vänligen granska vår fullständig ansvarsfriskrivning innan du läser vidare.

Vad är arkivering av sociala medier?

Arkivering av sociala medier är metoden att säkerhetskopiera innehåll som delas av och med en organisation så att det kan refereras till det vid ett senare tillfälle. Dessa säkerhetskopior lagras lokalt av en organisation så att de upprätthåller överensstämmelse med lagar om offentliga register.

En textbaserad bild som säger,"What is social media archiving? Social media archiving is the practice of backing up content shared by and with an organization so that it can be referenced at a later date. These backups are stored locally by an organization so they maintain compliance with public records laws."

Till skillnad från traditionella offentliga register är sociala mediers register omedelbart synliga för allmänheten när de har skapats av din byrå och dina väljare. Legitima (d.v.s. inte spam) kommentarer, svar, omnämnanden och DM:n kan alla räknas som offentliga register när de väl har publicerats på dina sociala profiler.

Många – men inte alla – stater har utfärdat specifik vägledning om sociala mediers offentliga register och deras lagring. Gå till din statliga avdelnings webbplats för de mest uppdaterade riktlinjerna för dina metoder för arkivering av sociala medier.



Varför är arkivering av sociala medier viktigt för statliga enheter?

Arkivering av innehåll i sociala medier är en kritisk praxis för att upprätthålla transparens. Utan en social media-specifik registreringsprocess på plats, kanske din organisation inte kan följa FOIA-förfrågningar om den informationen.

FOIA kan ha antagits 1966, men dess tillämpningar är tillräckligt breda för att tillämpas på modern teknologi genom deras definition av termen 'rekord' . Enligt FOIA betraktas en post som varje skrift som skapas eller erhålls av en byrå eller under byråkontroll vid tidpunkten för begäran. Det inkluderar böcker, papper, fotografier, videor – och naturligtvis, innehåll i sociala medier .

Under sociala medier omfattar det mer än bara innehållet i ett inlägg i sig. Kommentarer, svar och likes räknas också som inhämtade poster som också måste arkiveras under FOIA. Även enkla uppdateringar, som det här inlägget från staden Las Vegas Facebook-sida, är föremål för arkivering av sociala medier.



Ett Facebook-inlägg från staden Las Vegas regering som förklarar att kontanter inte längre kommer att accepteras på Floyd Lamb Park vid Tule Springs ingångskiosken.

betydelsen av 1233

Statliga myndigheter ansvarar för att sätta upp sina egna processer för arkivering av sociala medier. Plattformar behåller innehåll i sociala medier, men bara så länge. Sociala nätverk – som Facebook, X (tidigare känt som Twitter), Instagram eller LinkedIn – är privata företag. De är inte bundna av FOIA, därför finns det inget behov för dem att behålla användarinnehåll på obestämd tid. När innehållet är borta är det troligtvis borta för gott.

Hur och när man ska arkivera innehåll i sociala medier

Sociala medier anses vara offentliga register över hela USA, men vissa stater har unika lagar för lagring av offentliga register som har konsekvenser för hur och när socialt innehåll ska arkiveras.

Om din stat inte har specifik lagstiftning om hur man hanterar arkivering av sociala medier, Riksarkivet och arkivverket ger riktlinjer för hur du gör det på rätt sätt. Dessa metoder inkluderar:

  • Använda RSS-flöden, aggregatorer eller manuella metoder för att fånga innehåll.
  • Använda verktyg inbyggda i vissa sociala medieplattformar för att exportera innehåll.
  • Använda plattformsspecifika applikationsprogrammeringsgränssnitt (även känd som API:er ) för att hämta innehåll.

Om din byrå använder sociala medier regelbundet på flera plattformar, vill du gå med API-metoden. Det låter komplicerat, men dessa tredjepartsverktyg och tjänster förenklar den annars tidskrävande manuella ansträngningen att samla och organisera utgående och inkommande innehåll.

'När'-aspekten av arkivering av sociala medier beror till stor del på vilken metod du väljer. Om du planerar att arkivera innehåll manuellt, vill du göra det varje vecka eller till och med dagligen för att undvika att arbetet blir för överväldigande. Men om du arkiverar med stöd av ett verktyg kan du arkivera kvartalsvis.

Best praxis för arkivering av sociala medier

Tanken på att spela in och behålla varje inlägg, kommentar och interaktion i din byrås närvaro på sociala medier kan kännas skrämmande, men få inte panik. Använd dessa bästa tillvägagångssätt för att följa den utan att bli översvämmad.

Definiera roller och ansvar för registerhantering

Att låta arkivering av sociala medier vara allas ansvar utan att göra det till någons jobb lämnar din byrå öppen för stora risker. Detta gäller särskilt för organisationer som hanterar flera profiler över plattformar. Ju mer information du delar på sociala medier, desto lättare är det för en post att försvinna.

Undvik detta öde genom att definiera arkiveringsroller och -ansvar tillsammans med viktiga intressenter i sociala medier. Arbeta tillsammans för att identifiera följande:

  • Vem kommer att vara poängpersonen för arkivering av sociala medier? Denna person ansvarar för att utveckla och upprätthålla uppdaterade journalföringsprocesser när de relaterar till sociala medier. De är också ansvariga för att utföra eller delegera arkiveringsuppgifter enligt din organisations inställda kadens.
  • Hur ofta ska inlägg arkiveras? Som nämnts tidigare beror detta till stor del på din föredragna metod för arkivering.
  • Var kommer arkiverat innehåll att lagras och vem kan komma åt det? Öppna filer i delad lagring lämnar byråer ansvariga för alla dåliga aktörer som kan manipulera arkiverat innehåll. För att vara säker, ange var poster (och deras säkerhetskopior) kan lagras säkert.

Förstärk det som räknas som offentligt register tidigt och ofta

När folk tänker på 'FOIA' bildar de dokument, foton och e-postmeddelanden. Inlägg på sociala medier är vanligtvis inte top-of-mind. Det är upp till ditt team att se till att alla anställda i din organisation förstår den sanna definitionen av ett offentligt register och var sociala medier hamnar i mixen.

Inkludera information om de typer av innehåll som anses vara offentliga register i ditt tillstånd under personalutbildning och introduktionssessioner. Uppdatera din policy för sociala medier så att den inkluderar tydliga gör och inte får efterlevnad av sociala medier . Ibland kan det kännas som överkommunikation men när det kommer till den offentliga sektorn är det alltid bättre än förlåt.

Se regelbundet över din policy för sociala medier

Sociala medienätverk förändras ofta, och dessa förändringar kan se ut som vad som helst – från nya användarvillkor till nya funktioner. Alla dessa uppdateringar kan resultera i förändringar i din organisations inställning till arkiveringsprocessen för sociala medier. Det är därför det är absolut nödvändigt att du återbesöker din sociala medier policy regelbundet.

En bra policy för sociala medier tar upp ett antal ämnen, inklusive riktlinjer för personliga konton, regler för organisationsföreningar och juridiska riktlinjer. Dessa ämnen är långt ifrån statiska, så det är bäst att återkomma till dem regelbundet eller när en större plattformsförändring äger rum.

Arkiveringsverktyg för sociala medier för att underlätta processen

Nu när du har några bästa metoder att referera till, är du redo att kolla in några verktyg. Följande plattformar hjälper dig att hantera dina efterlevnadsbehov utan att offra effektiviteten.

1. Grodd Social

Sprout Social förenar schemaläggning, rapportering, lyssnande och arkivering i sociala medier i ett centraliserat verktyg, vilket stöder mer strömlinjeformade arbetsflöden för statliga myndigheter. I händelse av en registerförfrågan kan marknadsförare visa specifika inlägg genom att använda sökverktyget i Publicering sektion . Relevanta kommentarer och svar kan hittas med hjälp av sökverktyget i Smart inkorg.

Statliga myndigheter kan också använda Sprout's Inkorgsexport för att snabbt exportera inlägg, meddelanden och recensioner från Smart Inbox till en CSV-fil för journalföring. Dessa exporter ger tydlig dokumentation av detaljerad metadata, inklusive meddelandetyp och tidsstämplar, Sprout-användaren som skickade eller redigerade varje meddelande och permalänkar till meddelandet på det ursprungliga nätverket.

Animerad GIF som visar hur man exporterar information från Sprout Smart Inbox till en CSV-fil.

Begär en demo

3. ArkivSocial

ArkivSocial är en arkiveringslösning för sociala medier som drivs av CivicPlus. Det här verktyget stöder marknadsförare på statliga myndigheter med arkivering av register i realtid i enlighet med lagar om offentliga register. Medan CivicPlus erbjuder en portfölj av lösningar för offentliga organisationer, är ArchiveSocial en punktlösning helt fokuserad på arkivering.

En skärmdump av ArchiveSocial's website home page.

3. Pagefreezer

Pagefreezer är en annan digital arkiveringslösning i realtid som stöder korrekt bevarande av webb- och sociala medier-aktivitet. Verktyget gör det möjligt för organisationer av alla storlekar att permanent bevara digitalt innehåll på sociala och andra platser, sedan få tillgång till dessa arkiv och spela upp dem som om de fortfarande var live. Medan Pagefreezer erbjuder mer än bara social arkivering, erbjuder de inga schemaläggnings-, rapporterings- eller avlyssningsmöjligheter för sociala medier.

En skärmdump av PageFreezer's website home page.

Effektivisera ditt sätt att arkivera sociala medier med Sprout

Med Sprout Social kan statliga myndigheter konsolidera hantering och arkivering av sociala medier under en enda budgetpost, allt samtidigt som de upprätthåller en robust efterlevnadsnivå.

För att lära dig mer om hur Sprout hjälper statliga myndigheter att skapa starkare relationer med sina väljare genom kraften i sociala medier, schemalägg en demo idag .

varning

Informationen i denna artikel utgör inte, och är inte avsedd att, utgöra formell juridisk rådgivning; all information, innehåll, poäng och material är för allmänna informationsändamål. Informationen på denna webbplats kanske inte utgör den mest uppdaterade juridiska eller annan information. Införandet av några riktlinjer som anges i denna artikel garanterar inte att din juridiska risk minskar. Läsare av den här artikeln bör kontakta sitt juridiska team eller sin advokat för att få råd med avseende på en viss juridisk fråga och bör avstå från att agera utifrån information om denna artikel utan att först söka oberoende juridisk rådgivning. Användning av och åtkomst till denna artikel eller någon av länkarna eller resurserna på webbplatsen skapar inte en advokat-klient-relation mellan läsaren, användaren eller webbläsaren och eventuella bidragsgivare eller bidragande advokatbyråer. Åsikterna som uttrycks av alla bidragsgivare till den här artikeln är deras egna och återspeglar inte åsikterna från Sprout Social. Allt ansvar med avseende på åtgärder som vidtagits eller inte vidtagits baserat på innehållet i denna artikel friskrivs härmed uttryckligen.

Dela Med Dina Vänner: