Instagram DM kan vara en kraftfull kanal för kundservice och odla relationer med din publik. Men överväldigande meddelandevolymer, ineffektiva arbetsflöden och brist på struktur kan hindra sociala medieteam från att göra det bästa av detta engagemang – och till och med försvåra svarstider. Lägg till allt detta för att jonglera Instagram-hantering mellan din mobiltelefon separat från resten av dina sociala verktyg, och det är inte konstigt att vissa sociala team känner sig överväldigade.



Om några av dessa utmaningar låter bekanta är du inte ensam. Faktum är att Sprout under de senaste åren har fått mer än 1 000 förfrågningar om Instagram DM-hantering i Sprout för att hjälpa till att lindra kaos i inkorgen. Tack vare vårt partnerskap med Facebook är vi glada över att kunna lansera den här funktionen till fler av våra kunder. När du gör dig redo att dra nytta av Instagram DMs i Sprout , ville vi dela med oss ​​av några tips för att inte bara hålla huvudet ovanför vattenytan, utan för att lära dig hur du kan simma igenom dina DM:s.



I den här artikeln kommer vi att gå igenom tre sätt att bygga ett effektivt arbetsflöde för Instagram Inbox:

  1. Skapa en plan och implementera lösningar för att organisera din meddelandevolym.
  2. Definiera ditt teams roller och sätt upp effektiva arbetsflöden.
  3. Automatisera varningar så att du aldrig missar ett viktigt Instagram-meddelande.

Nyckeln till att lyckas balansera en stor volym Instagram DM, berättelseomnämnanden, kommentarer och @omnämnanden är att ha rätt system och verktyg för jobbet. Vi kommer att täcka hur man utvecklar dessa system, samt hur Sprout Social kan hjälpa dig att ytterligare centralisera och effektivisera alla dina arbetsflöden för sociala meddelanden.

Prioritet #1: Skapa en plan och implementera lösningar för att organisera din meddelandevolym

Vikten av planering och organisation för att uppnå din Instagram kundvård och samhällsförvaltning mål kan inte ignoreras. När du hanterar en konstant ström av inkommande DM, eller ditt varumärke plötsligt blir viralt och en våg av @omnämnanden strömmar in, kan det göra stor skillnad att ha rätt inkorgsinfrastruktur på plats.

7 i numerologi

Hur ser den organisationen ut? Det kan vara så enkelt som att identifiera relevanta meddelandetyper eller kundtjänstmeddelandekategorier som du och ditt team bör prioritera. Till exempel kan du upptäcka att Instagram DM tenderar att inkludera eskalerade kundfrustrationer mer än att posta kommentarer. På samma sätt kan det vara en mer tidskänslig prioritet att svara på meddelanden om frakt- eller beställningsproblem än snabba emoji-reaktioner på en ny Instagram-berättelse.

Att förstå dina prioriteringar hjälper dig att fokusera ditt team och utveckla en infrastruktur som lyfter dessa viktiga budskap. Här är några sätt att ytterligare bygga ut och automatisera några av dessa lösningar med Sprout Social:



  • Skapa taggar för olika kundtjänstkategorier. Du kan till exempel skapa taggar för frakt/retur, skadade föremål, kundkärlek eller något annat som är viktigt för ditt team att svara på.
  • Automatisera meddelandetaggning och filtrera meddelanden. Ställ in automatiska regler för att tagga inkommande meddelanden – t.ex. varje gång någon nämner retur eller återbetalning kommer det automatiskt att märkas med frakt/retur. Detta låter ditt team bara filtrera den typ av meddelanden du behöver prioritera för att minska bruset.
  • Sortera meddelanden i anpassade inkorgar. Du kan skapa en anpassad inkorgsvy exklusivt för Instagram DM och kommentarer taggade med skadade föremål för att hjälpa dig att snabbt hantera dessa typer av meddelanden. Dessa anpassade vyer gör att du kan svara på högprioriterade meddelanden först och sedan gå vidare till de mindre tidskänsliga meddelandena.
  • Spara dina vanliga frågor. Istället för att skriva ut samma svar 200 gånger om dagen, ha varumärkesgodkända svar som du snabbt kan skicka ut. Du kan bygga in dessa vanliga svar i Sprouts tillgångsbibliotek. Med två klick kan teammedlemmar fylla i lämpliga svar på inkommande meddelanden, vilket sparar tid på att skriva svar på varje vanliga fråga flera gånger om dagen.
granska meddelanden och vanliga frågor i sprout social

Prioritet #2: Definiera ditt teams roller och skapa effektiva Instagram-arbetsflöden

Eftersom storlekar och roller på sociala medier kan variera, är effektivt samarbete och tydliga ansvarsområden avgörande. Detta kan innebära att utse medlemmar av kundvårdsteam med olika eskaleringsmöjligheter baserat på expertis, eller sociala team som skickar in vissa svar för chefens godkännande. Med en hög volym meddelanden kan det vara en huvudvärk att ha flera teammedlemmar i din Instagram-inkorg som försöker ta itu med svar.

Att ha en infrastruktur som klargör varje teammedlems att göra och effektiviserar processer är avgörande för att erövra din meddelandevolym. Här är några sätt att öka samarbetet och se till att dina teammedlemmar arbetar effektivt med Sprout Social:

  • Uppgiftsmeddelanden till rätt teammedlem. Om du har identifierat teammedlemmar med specifik expertis kring vissa kundvårds- eller produktkategorier, eller har en känsla för varje individs bandbredd, kan du dra fördel av uppdraget. Uppgifter säkerställer att meddelanden tilldelas de teammedlemmar som är bäst lämpade att svara eller som har bandbredd att svara. Genom att utföra ett meddelande skickas den gruppmedlemmen ett meddelande och en lista över uppdragsmeddelanden att arbeta igenom.
  • Skicka ett svarsmeddelande för godkännande. Det här är ett bra alternativ om du behöver insyn i vissa svar (t.ex. en arg kund med ett unikt kundvårdsproblem) från en chef eller annan godkännare. Svarsgodkännanden är inbyggda i ett enkelt arbetsflöde där du kan spåra status för godkännandet och se om godkännaren har accepterat eller avvisat (med feedback) svaret.
  • Undvik att svara på samma meddelande med kollisionsdetektering . Sprout visar om du och en annan kollega interagerar med samma budskap – vilket hjälper dig att undvika dubbelarbete och en förvirrande kundupplevelse.
hantera teamsamarbete med sprout social

Prioritet #3: Automatisera varningar så att du aldrig missar ett viktigt Instagram-meddelande

Har du någonsin haft en stressdröm om en faux pas på sociala medier, stavfel eller att du saknat ett viktigt meddelande? Det är här att sätta upp säkerhetskopieringssystem och automatiseringar kan ge dig sinnesfrid, samtidigt som dina kunder får en bättre upplevelse när de engagerar sig med ditt varumärke på Instagram. Du är trots allt bara människa – så använd de verktyg som står till ditt förfogande för att göra ditt liv och hantering av inkorg i sociala medier enklare.



Ordet automation kan låta skrämmande, särskilt när det kommer till sociala medier. Men att skapa en automatisering behöver inte göra det nödvändigt att skriva komplex kod eller använda autosvar. Sprout låter sociala team och kundvårdsteam snabbt skapa automatiseringar för att säkerställa att inga meddelanden eller milstolpar glider mellan stolarna:

  • Missa aldrig ett viktigt meddelande med anpassade mobila push-meddelanden. Låt oss säga att Instagram DM och kommentarer är viktiga ur kundvårdssynpunkt för ditt varumärke, samma sak med @mentions på Twitter. Du kan ställa in anpassade push-meddelanden bara för dessa meddelandetyper, som utlöser en varning när ett viktigt meddelande kommer in.
  • Håll dig uppdaterad med Spike Alerts för stora volymer av inkommande meddelanden . Ett plötsligt inflöde av meddelanden kan signalera ett antal scenarier: kanske ditt varumärke av misstag blev viralt eller (utan ditt team medvetet om) en ny produkt dyker upp konsekvent skadad. Oavsett vilket kommer Spike Alerts att hjälpa dig att identifiera en kris, eller möjlighet, förebyggande snarare än att logga in på Instagram oskyldigt, bara för att krossas med 10 gånger den normala mängden meddelanden.
  • Lägg till specifika användare till VIP-listor. VIP-listor låter dig segmentera inkommande meddelanden från lojala kunder, influencers eller till och med varumärkestroll. I Sprout kan du välja att ta emot varningar när ett meddelande kommer från en VIP, helt enkelt markera meddelandet som komplett eller dölja dem. Dessa automatiserade funktioner är enkla, men kommer att ge en säkerhetskopia så att du aldrig missar viktiga meddelanden och förhoppningsvis vila lättare.
svara på instagram dms direkt från sprout social

Dyk in i enklare Instagram-hantering

Kundvård och samhällsengagemang på Instagram kan vara utmanande. Men rätt planering och rätt verktyg kan frigöra tid som tidigare ägnat åt att gå igenom din Instagram-inkorg så att du kan fokusera på mer strategiskt arbete. Vi på Sprout är mycket glada över att fortsätta integrera Instagram DM:s i Sprouts smarta inkorg och hoppas att tipsen ovan är till hjälp för att navigera, organisera och svara på en stor mängd Instagram DM:s.

För att komma igång med att utveckla optimala arbetsflöden och automatiseringar för din Instagram-hantering, starta en gratis 30-dagars provversion av Sprout i dag.

Dela Med Dina Vänner:

jag fortsätter att se 22