Om du är en del av ett upptaget team på jobbet kan förberedelserna för semestern vara ett enormt drag.



Ironiskt, eller hur?



Den hastighet med vilken arbetstagare i dag försummar att ta ledigt är dock alarmerande. Detta gäller särskilt eftersom fler och fler människor är det kämpar utbrändhet på kontoret.

Tänk på det över 55% av arbetarna använde faktiskt inte sin tilldelade kraftuttag 2018. Det motsvarar över 65 miljarder dollar i fördelar som går till spillo.

Yikes.

Lyssna: stressen med att förbereda dig för kraftuttag bör inte överskugga din förmåga att ladda och njuta av en semester. I kölvattnet av covid-19 , avlägsna arbetare behöver mer hjälp än någonsin när det gäller att koppla bort och skapa utrymme för ledighet.

De 10 stegen att förbereda sig för kraftuttag (utan att helt stressa)

I stället för att se på din kommande kraftuttag som källan till oändlig att göra-lista, har vi delat upp processen i tio enkla steg.



Nedan följer tio viktiga saker att göra innan du åker till semester (minus freakout). Vi har också översatt dessa steg till en mall som du kan använda för att enkelt koka ner viktig information för dina kollegor här:

Ladda ner kraftuttagsmallen

1. Bestäm om du ska koppla ur helt eller inte

Första saker först: ska du helt gå ur nätet eller ta lite av ditt arbete med dig på semester?



Det finns inget rätt svar här. Visst, den psykiska fördelar av en kopplad semester är väldokumenterade.

Men beroende på din roll eller till och med företagspolicy kanske det inte går att koppla ur helt.

Med tanke på att en häpnadsväckande 78% av människorna säga att de bara skulle ta semester om de fortfarande åtnjuter sitt arbete, åtminstone något medan borta från kontoret är normen (på gott och ont).

hinder för anställda som använder kraftuttag

Hur som helst, vi rekommenderar att du ställer in några grundregler för dig själv för att undvika att alltid vara på vakt när du semestrar.

Försök till exempel att göra det tydligt för kollegor att du bara är tillgänglig via e-post och bara kommer att svara på meddelanden under morgonen eller kvällen. Du kan också säga att du kommer att göra det använd Slack för att checka in men telefonsamtal och e-post är begränsade.

2. Om möjligt, planera din kraftuttag i förväg

Det här kan tyckas vara oklart, men att ge dig själv och dina kollegor ett försprång före PTO är en vinn-vinn.

Hur så? Du vinner eftersom du kan börja arbeta framåt och göra justeringar i dina möten eller kampanjer. Under tiden vinner dina kollegor eftersom de kan hantera sina förväntningar och inte blindsides av en massa arbete som faller i deras varv. Ett enkelt sätt att kommunicera detta kan vara under ett lagmöte några veckor ute eller med en kalenderinbjudan som skickas till dem som behöver veta.

Helst borde förberedelserna för en semester inte innebära kryptering och panik i sista minuten. Kom ihåg att kraftuttaget påverkar dina medarbetares scheman utöver dina egna. Även ett par dagars varsel kommer att uppskattas mycket.

3. Delegera uppgifter till kollegor du litar på

Gör inte misstaget att lämna en att göra-lista för dina kollegor och kalla det en dag.

Prata istället med dem. Helst personligen och följt sedan av ett bekräftelsemeddelande för ansvarsskyldighet. Låt dem veta vad du behöver hjälp med.

Faktiska samtal avslöjar potentiella frågor som dina kollegor kan ha om vad som behöver göras. Du bör uppenbarligen överlämna uppgifter till människor som du litar på, men också människor som inte är överväldigade av att arbeta själva.

Som en sidoanteckning bör du ge dina kollegor lite kredit! Även om vissa av oss kanske känner att vi är helt oföränderliga på jobbet, kommer världens (troligen) inte att ta slut eftersom du tar ledigt.

4. Se till att ditt team har tillgång till de verktyg de behöver

Föreställ dig detta: du är en social media manager som har lämnat ditt företag Twitter-konto i händerna på en junioranställd.

Men när det är dags att genomföra dina veckofrågor och svar stängs de av Allt av dina sociala konton. Inga inlägg, inga frågor. Ingenting.

Detta talar igen om behovet av att prata med dina kollegor och se till att de har lämpliga verktyg och behörigheter för att plocka upp slacken. Till exempel låter Sprout dig bevilja specifik åtkomst och behörighet till teammedlemmar utan att behöva sikta igenom en massa inloggningar.

att ge kollegor behörighet till dina sociala konton är avgörande när du förbereder dig för semester

Liksom att ha en godkännandeprocess för sociala medier , det är viktigt att dina medarbetare testkör verktyg och dubbelkolla lösenord medan du förbereder dig för semester kontra efter det.

5. Automatisera och sätt i kö så mycket du kan i förväg

Detta tips är särskilt viktigt för dem som arbetar i sociala medier men gäller även för chefer för e-post eller annonskampanjer.

För trygghet bör du försöka förbeställa dina kampanjer medan du förbereder dig för PTO. Att förbereda meddelanden i förväg betyder att du redan har det sista ordet om annonsmaterial och kopiering: allt du behöver göra är att välja ett datum och en tid för dina kampanjer att starta.

Om du är chef för sociala medier kan du använda den schemaläggningsverktyg för att köa dina inlägg baserat på företagets kalender. Sprouts plattform tillåter också användare att hantera tillgångar som foton och bildtexter, perfekt för snabba redigeringar eller ändringar om det behövs.

genom att köa dina sociala inlägg kan du arbeta framåt när du förbereder dig för semester

6. Sätt ihop en kortfattad autosvarare

Att sätta ihop en autosvarare som inte är på kontoret gör dubbelt så mycket att hantera människors förväntningar och samtidigt låta dem veta exakt när du kommer att vara tillgänglig igen (eller hur du annars kommer i kontakt).

Om din inkorg är begränsad under semestern bör du göra det tydligt. Den goda nyheten är att du enkelt kan skapa en out of office autosvar i Gmail på några minuter.

ställa in en autosvarare i gmail

Tänk på att svar utanför kontoret inte behöver vara särskilt långa eller detaljerade. Här är ett exempel på ett effektivt meddelande om kontoret som går direkt till sak:

Hallå,

Tack för ditt meddelande.

Jag är ute på kontoret utan tillgång till e-post. Jag kommer att svara när jag återvänder.

Tack,

Kort, söt och till-punkt. Se hur det fungerar?

Även om du definitivt kan lägga till lite personlighet i dina meddelanden utanför kontoret är en trubbig ton kanske bäst för att få fram den punkten att du inte är tillgänglig.

7. Gör din kraftuttag synlig för resten av ditt företag

Alla uppgifter du kan ta bort från din tallrik när du förbereder dig för semester är ett plus.

Case-in-point, du borde inte behöva jaga efter folk för att låta dem veta att du tar lite tid. Utöver att prata med människor personligen och skapa en autosvarare, överväg att inkludera din kraftuttag som en del av din företagskalender.

Om ditt företag använder Slack kan du göra din PTO offentlig genom plattformens kalenderfunktion. slack tillgänglighet

Slack låter dig också skapa påminnelser om evenemang för dina anställdas kraftuttag. Detta är särskilt användbart för större team eller tillfällen där någon från en annan avdelning (försäljning, HR) försöker komma i kontakt med dig.

nummer 1116
trello styrelse

Att offentliggöra din kraftuttag är förresten inte bara specifikt för Slack. Samma logik gäller för Google Kalender eller andra verktyg som ditt team använder för att hantera scheman.

8. Uppmuntra ditt team att spåra deras framsteg med projektledningsverktyg

Låt oss säga att du har problem med att släppa jobbet och vill se till att dina projekt går smidigt i din frånvaro.

Hej, inga problem. Det är precis där projektledningsverktyg som Trello kan vara till nytta. Med ett Kanban-kort kan du tydligt se vem som arbetar med vad och hur ett projekt rör sig.

Detta är användbart inte bara för dig om du vill övervaka ditt lags framsteg medan du är borta, men också för att uppmuntra ansvarsskyldighet för personer som arbetar som ett team.

Att ha den här typen av visuell framstegsrapport gör också ditt liv mycket enklare när du återvänder från semestern, eftersom du snabbt kan se vad som händer i din avdelning.

9. Svettas inte om du inte får allt gjort (både före och efter att du återvänder)

Lägg inte för mycket press på dig själv för att ha allt 'perfekt' när det gäller din semesterplanering.

När allt kommer omkring inträffar nödsituationer och det gör också sista minuten-semestrar. Om du plötsligt befinner dig utanför kontoret och inte kan hålla fast vid din kraftuttagsplan, ska du inte gå i panik.

Och på liknande sätt, tvinga dig inte att uppnå 'inkorgen noll' så snart du kommer tillbaka. Att helt enkelt följa tipsen ovan betyder att din arbetsbelastning bör vara mer hanterbar, hur som helst.

10. Se till att du lämnar din arbetsyta obefläckad

Det kanske du gör när du förbereder dig för en arbetssemester är att städa upp ditt skrivbord.

Enkelt nog, eller hur? Detta är dock inte bara en artighet för dina kollegor, och det kan också gynna avlägsna arbetare. Rengöring är också bra för dig mentalt eftersom det är lättare att slå marken med ett slags 'blank skiffer' när du är tillbaka till jobbet efter semestern.

Om inget annat är rengöring ett sätt att gå bort från telefonen eller din inkorg när du förbereder dig för att ta ledigt.

Och med det avslutar vi vår guide!

Hur ser förberedelserna för semester ut för dig?

Om du faktiskt vill njuta av din semester och se till att dina kollegor enkelt kan ta upp tyglarna medan du är borta, går lite planering långt.

Genom att följa semesterkontrollistan ovan kan du ta din kraftuttag med lugn och ro. Ladda ner vår mall för att genomföra dessa steg för din nästa semester:

Ladda ner kraftuttagsmallen

Att kunna planera effektivt är en nyckelfärdighet för chefer på sociala medier. På tal om det, se till att kolla vår guide till väsentliga sociala mediekunskaper för att se hur du annars kan höja dig som marknadsförare.

Dela Med Dina Vänner: