Med Covid-19 pandemi begränsande resor och trånga personliga sammankomster, virtuella konferenser och evenemang har ersatt deras personliga motsvarigheter. Istället för att dessa störningar saktar ner planeringen verkar det som om det finns fler händelser än någonsin mellan webbseminarier och lanseringsevenemang och branschkonferenser.



På grund av hur vanliga dessa virtuella händelser är nu är förberedelser och en etablerad strategi nyckeln till att sticka ut från mängden. Virtuella händelser är inte ett nytt koncept. Direkt-till-konsumentföretag har ofta bara digitala Produkten lanseras och sociala mediefunktioner gör det bara enklare och enklare.



Om du är värd för en virtuell konferens eller ett evenemang för första gången, beväpna dig med dessa tips för en framgångsrik upplevelse.

Typer av virtuella konferenser och evenemang

En hel del personliga händelser kan konverteras till digitala upplevelser så länge du lägger in nödvändig planering i förväg. Branschkonferenser som är tunga med presentationer och högtalare fungerar i en virtuell miljö, men du måste också tänka på hur den vanliga nätverksdelen av en personlig händelse fungerar praktiskt taget. Människor går till dessa typer av evenemang delvis för improviserade samtal och satellitnätverkshändelser som uppstår.

Utöver branschkonferenser har vi sett många exempel på virtuella evenemang, inklusive festivaler, konserter, produktlanseringar, företagssamlingar och till och med happy hours. Det finns ett virtuellt alternativ tillgängligt för nästan alla typer av evenemang där ute.

1. Budget, budget, budget

Bara för att det är en virtuell händelse nu betyder det inte att du kan kasta bort din budget. Ja, du kommer att kunna spara på utskrift, personlig teknisk support, platsbokning och skyltning men inte skrapa ut marknadsföringen helt. Virtuella evenemang har lägre omkostnader än personliga, men ju mer aktivitet och närvaro du har, desto mer behöver du budgetera för, särskilt för den stödjande tekniken.

Att byta ut en evenemangsplats är programvaran eller appen som du använder för att vara värd för evenemanget. Antalet deltagare, både högtalare och deltagare, och önskad interaktionsnivå kommer att avgöra vilken typ av hanteringsplattform du ska använda. Vissa händelser har ägt rum helt på Instagram Live medan andra är förinspelade videor som släpps vid schemalagda tider.



27 ängelbetydelse

Sponsring är en viktig del av evenemangsplaneringen, så om du fortfarande vill skicka ut swag eller vara värd för virtuella happy hours, se till att justera din sponsringsplan till vad en virtuell händelse kan behöva. Den personliga butiken som skulle vara på evenemanget? Det kan nu vara en online dropship-butik med specialerbjudanden eller erbjudanden för deltagare ..

Andra budgeteringsobjekt som du måste tänka på som är relaterade till virtuella händelser inkluderar: tung marknadsföring av sociala medier, live textning, kommentermoderering och värd för videor och dokument efter att evenemanget är över. Mindre evenemang som webbseminarier och livestreaming hela dagen behöver inte alla dessa, så granska vad du bör prioritera och vad du kan skära ur din budget.

2. Blanda liveströmmar och förinspelade videor

Att bestämma ditt schema och gå till samtal som du inte vill missa är viktiga delar av en konferens. Fördelen med ett virtuellt evenemang är att du vanligtvis kan titta på samtal som du saknar. Men vad är poängen med att delta om du bara kan titta senare? Kött upp dina evenemang och gör dem mer tilltalande för levande deltagare med roliga liveströmmar, virtuella breakout-rum eller diskussionschattar och annat interaktivt material.



Förinspelade videoklipp låter dina högtalare komma i kontakt med tekniska problem och möjliggör även redigering om det behövs. I slutet av varje session kan du låta högtalarna delta i antingen en livevideo eller i chattrummet för att svara på frågor, precis som vid ett personligt evenemang.

exempel på en virtuell session på facebook av California Academy of Sciences

California Academy of Sciences brukade ha en vecka NightLive-evenemang . Varje evenemang hade ett ämne och inkluderade relevanta talare och demonstrationer. Under pandemin omvandlade museet dessa veckovisa händelser till Virtual NightLife och NightSchool, som båda är liveströmningshändelser som speglar deras personliga. Att ha dessa på Facebook Live uppmuntrar kommentarer och sparar också videon för framtida deltagare att titta på.

Livestreams, oavsett om de är på Facebook Live , Instagram eller en annan streamingplattform, är mycket mer interaktiva för alla och ett mervärde om deltagarna behöver betala för att delta.

Att blanda de två typerna av videoklipp i en händelse gör det roligt och minnesvärt och övervinner den inaktuella faktorn som strikt förinspelade videor kan ha.

ängel nr 222

3. Förbered dina högtalare

För en helt virtuell händelse, se till att dina högtalare är helt förberedda. Större händelser bör göra testkörningar för internethastighet, komfortnivå med tekniken och mikrofonkontroller. Livestreaming och användning av vilken eventplattform du väljer kan vara en ny upplevelse för dina högtalare, så det är bäst att förbereda dem för vad de kan stöta på. Kommer de att behöva moderera kommentarerna själva? Behöver de dela sin skärm för en bildpresentation?

Några vanliga scenarier att förbereda sig för är:

  • Hitta den bästa fysiska miljön för din högtalare för att minimera avbrott och ha tydligt ljud. Testa, öva och förbered utrustning för att säkerställa att alla högtalare kommer att sända på ungefär samma ljudnivå för att undvika överraskande volymförändringar för tittarna.
  • Om dela en skärm eller livestream, tips om vad du ska stänga av på din dator, som att lägga alla aviseringar i väntan.
  • Att kommentera eller inte kommentera? Helst har du en separat person som modererar kommentarerna så att talaren kan fokusera på sitt samtal. Hur som helst, se till att de känner till händelsens uppförandekod och hur man hanterar stötande kommentarer
  • Tekniskt elände. Vad händer om högtalarens teknik misslyckas eller om programvarufel eller deras bilder inte fungerar? Ha reservplaner redo för alla dessa möjliga problem.

Slutligen är högtalare en annan kampanj för ditt evenemang. Du vill att de ska annonsera sitt föredrag så att deras nuvarande publik kommer att känna att evenemanget är värt att delta. För att göra det lättare för högtalarna, förbered flera reklammaterial i ideala storlekar på sociala medier och föreslagna bildtexter. På det här sättet är allt de behöver göra att schemalägga innehållet och klistra in i bildtexterna.

4. Ställ förväntningar på deltagarna

Oavsett om det är en stor branschkonferens eller ett enskilt ämnes livestream, måste du effektivt kommunicera vad deltagarna kan förvänta sig. Det stinker att avsätta tid för att delta i ett evenemang bara för att inse att ämnet är för brett eller inriktat för en annan publik. Var tydlig i vad evenemanget är och vem det är för. Hur sticker det ut från alla andra virtuella händelser där ute?

Om du konverterar en personlig händelse till virtuell bör du prata om hur de viktigaste funktionerna kommer att se ut online. Hur ser en välkomstmottagning och en högtalardel ut för deltagare? Precis som alla händelser, publicera ett schema. Låt dem veta om det är förinspelat, om kommentarer finns tillgängliga, om presentationen kommer att sparas och hur interaktionen kommer att se ut. Kommer deltagarvideor att vara på eller av? Finns hashtags tillgängliga så live-tweeting eller kompletterande Twitter chattar är möjliga?

nummer nummer 2 som betyder

Comic Con , ett evenemang som historiskt har lockat mer än 130 000 deltagare, blev virtuellt 2020. För att replikera den personliga upplevelsen, evenemangets schemalagda tävlingar, massor av samtal, en online utställningshall, klockfester och mer.

Gör det väldigt enkelt för deltagarna att skapa ett evenemangsschema och ha rätt länkar att gå till när det är dags att delta. Om en evenemangsplattform används, skicka ut guider om hur du använder den och om nedladdningar är nödvändiga. Tillgänglighetsfunktioner som live-textning och översättningar bör också beaktas. Med ett virtuellt evenemang har du möjlighet att utöka din närvarobas och effektivt generera fler potentiella leads och meningsfullt engagemang. De som inte kunde resa till evenemanget kan nu delta i den virtuella.

Slutligen, avsätt nätverkstid, särskilt om det är en branschkonferens som vanligtvis har den här komponenten. Sponsrade värdglada timmar, en-mot-en-snabbkonversationer och aktuella breakout-rum är sätt att uppmuntra nätverkande. Oavsett vilken plattform du väljer att vara värd för evenemanget, uppmuntra deltagarna att fylla i sin profil så att de lättare kan få kontakt med branschkollegor.

5. Planera kampanjen: Före, under och efter

Marknadsföring, särskilt på sociala medier, kommer att vara en stor del av din förberedelse. Att betala för sociala medier är ett måste för digitala evenemang men glöm inte alla målsidor och händelser från nyhetsbrev. Händelser som Sprout Sessions Digital 2020 ha ett fullständigt kampanjschema som börjar före evenemanget. Ansträngningen slutar inte heller med dagen för evenemanget - virtuella evenemang ger gott om möjligheter att återanvända livestream och digitalt innehåll i flera veckor efter det.

Lyckligtvis för dig gör virtuella händelser det enkelt att spåra din avkastning. Mellan lyssna på sociala medier , nyckelord och rapportrapporter om tagg och digital reklamanalys är du inställd på att veta hur bra din kampanj presterar.

777 nummer

MozCon , ett personligt evenemang, gick digitalt 2020. Landningssidan är tydlig i vad deltagarna kan förvänta sig av den virtuella aspekten. Ännu bättre, deras kampanj efter evenemanget inkluderar ett betalt videobunt som du kan köpa om du missade att delta.

Att vara värd för virtuella evenemang som har videosessioner innebär att du nu har en skattkista med innehåll tillgängligt för dig. Ändra innehållet till andra format som podcast-avsnitt, citatgrafik och longform-artiklar.

När evenemanget är över, tacka alla inblandade och använd uppföljningsundersökningar för att förstå vad du kan arbeta med nästa gång. Dessa undersökningsresultat kan också bli vittnesmål för nästa års evenemangskampanj.

Slutsats

Planering och förberedelse är pelare för värd för en framgångsrik virtuell konferens eller ett evenemang. När alla inblandade - talare, deltagare, moderatorer - vet vad de kan förvänta sig och hur man deltar, ger det en mycket smidigare upplevelse. Virtuella händelser har fördelen att de är lägre, bredare publikbesök och enkla att spåra analyser men det betyder inte att du ska spara på andra nödvändiga saker.

Fältet virtuella evenemang blir mer trångt för året så du måste effektivt kommunicera varför din är den som ska delta och inte de andra. Extra funktioner som live streams och live Q & As kommer att öka deltagarnas deltagande.

222 kärleksbetydelse

Vill du vara värd för din egen virtuella konferens eller evenemang men behöver lite inspiration? Använda sig av socialt lyssnande för att se vilka aktuella luckor som kan fyllas.

Dela Med Dina Vänner: